כולנו מכירים את המצב הזה. מגיעים בבוקר, מתעדכנים באתרי החדשות וברשתות החברתיות, נכנסים לתיבת המייל ו… משם הכל מתפזר.
עד שסיימנו את הקפה הראשון של הבוקר, כבר הספקנו לעבור בין שלוש משימות שונות, לענות לטלפונים, ולשכוח מה היו המשימות החשובות להיום.
אז איך מתארגנים טוב יותר?
1. קודם כל מאמצים שיגרה: אין מה לעשות, אם לא יהיה לנו לו"ז מסודר לכל יום עם זמנים מוקצבים לכל מטלה, דברים ידחקו וידחקו לתחתית סדר העדיפויות, ידחו לרגע האחרון ובסוף יישכחו או שיעברו לטיפול רק בשבוע הבא. בסדר יום עמוס ולחוץ, אין מקום לחוסר ארגון.
2. לא בודקים את המייל דבר ראשון בבוקר: בניגוד למה שנדמה לנו, עדיף לדחות את הטיפול בתיבת המייל לשעה מעט מאוחרת יותר. עדיף לא מאוחרת מדי, כדי שנספיק לענות ולהתייחס למיילים שהתקבלו, אבל גם לא בתור דבר ראשון. מדוע? כיוון שבדיקת מיילים מייצרת מטלות נוספות, ועשויה לבלגן את סדר העדיפויות שלנו ולהפריע לטיפול במטלות דחופות יותר או שנדחו מאתמול.
3. הכירו את עצמכם: לכל אחד יש את השעות בהן הוא אפקטיבי ורענן ביותר (ולא אצל כולם זה הבוקר…). אין טעם להתאמץ בבוקר לעבור על דו"חות משעממים וארוכים, אם אתם נעשים עירניים יותר אחר-הצהריים. חשוב להתאים את המטלות שעל הפרק לשעות ביום בהן נבצע אותן באופן הטוב והמהיר ביותר.
4. רשימת מטלות: כן, כן… כולנו יודעים שצריך לעשות את זה… אבל בסופו של דבר רבים מאיתנו מזניחים את הפעולה הפשוטה הזו שיכולה לשפר בכל כך הרבה את סדר יומנו. זה לא משנה מתי מפנים לכך זמן, כל עוד אכן מפנים אותו. ניתן לעשות זאת בבוקר, כשעוד רעננים ומארגנים את היום, או בערב, לפני שסוגרים את השולחן ועוד זוכרים באילו מטלות טרם טיפלנו. העיקר שתהיה רשימה, שנוכל להוסיף לתוכה מטלות לאורך היום ולמחוק ממנה כשהיום עובר. הרשימה מאפשרת לנו שליטה במשימות שלנו, ארגון וכמובן תחושת סיפוק כשאנו משתלטים לאט לאט על כל מה שיש לנו לעשות.
5. תיעדוף פעולות: כמו שחשוב לדעת באילו שעות ביום כדאי לעשות מטלות מסוימות, חשוב לבדוק עם עצמנו האם אנחנו טובים יותר בטיפול מיידי בכל משימה שנכנסת, בו ברגע, או שקל לנו יותר לרשום משימה ולהתייחס אליה בהמשך? ברגע שעונים על השאלה הזו, קל יותר לדעת אם כשהטלפון מצלצל בעודנו בעיצומו של טופס אקסל, האם לקחת פרטים ממי שהתקשר ולחזור אליו מאוחר יותר, או להתפנות אליו ולחזור מאוחר יותר לטופס. כל אחד מאיתנו עובד אחרת, אז חשוב לדעת אם אנחנו טובים יותר בהתמקדות או במעבר מהיר בין משימות (לא תמיד דווקא טיפול מיידי הוא התשובה – כפי שמופיע פה).
בסופו של דבר, ניהול הזמן שלנו הוא בידינו. כל אחד מתנהל אחרת, אבל ברגע שמאמצים כללי מפתח ומתאימים אותם לאופי ולהתנהלות שלנו, מובטח לנו יום עבודה יעיל יותר ומספק יותר.
תיכף ראש השנה, זה הרגע לפתוח דף חדש ומסודר – ולהתחיל לעבוד נכון.
עוד אין לכם עבודה? דברו איתנו!
dorit.c@jobhunt.co.il