דע את "האויב" – איך לראיין מועמדים – מתוך הדרכה בנושא ראיון מועמדים
מטרת ההדרכה
מטרת ההדרכה הינה להקנות למנהלות/ים מיומנויות בסיסיות בניהול ראיון עם מועמדים, על מנת לייעל את תהליך המיון והגיוס בחברה.
בסוף ההדרכה, המודרכים יוכלו:
• להתכונן לראיון
• לפתוח את הראיון וליצור תנאים מתאימים להמשכו
• לנהל חקירה מקצועית על מנת לאמוד את כישוריו ויכולותיו של המועמד
• לאמוד אספקטים באישיות המרואיין בעלי השלכה על אישיותו המקצועית
• לסיים ראיון
• לחוות דעה לגבי התאמתו או אי התאמתו של המועמד לתפקיד / לצוות/ לחברה.
• להיזהר מהטיות אשר עלולות להשפיע על שיקול הדעת וההחלטה
מתודולוגיה
ההדרכה מורכבת מחלק תיאורתי קצר על כל אחד משלבי הראיון, וסימולציות שבעקבותיהן יתקיים דיון על הדברים אשר נעשו נכון בסימולציה, והדברים אשר טעונים שיפור.
• התכוננות לראיון
• פתיחת הראיון – הסבר תיאורתי
סימולציה + דיון ומשוב
• חקירה מקצועית – הסבר תיאורתי
סימולציה + דיון ומשוב
• דיאגנוזה אישיותית – הסבר תיאורתי
סימולציה + דיון ומשוב
• סגירת הראיון – הסבר תיאורתי
סימולציה + דיון ומשוב
• הערכת התאמת המרואיין לתפקיד / לצוות / לחברה.
תוכן ההדרכה
הכנה לקראת הראיון:
לפני הראיון, יש לקרוא שוב את תיאור התפקיד, על מנת שלכל אורך הראיון יעמוד תיאור התפקיד בבסיס בחינת המועמד ועל מנת להימנע מהטיות.
יש להכין כלי כתיבה ולכתוב הערות לכל אורך הראיון! לא ניתן לזכור מהלך ראיון שלם, וכאשר באים לכתוב חוות דעת, צריך לחזור לקטעים מהראיון.
שלבי הראיון:
פתיחה
פתיחת הראיון – חימום, יצירת אווירה נוחה, הסרת מגננות מצד המרואיין
"מסגור" הראיון: הסבר על מה עומד לקרות במהלך הפגישה: ראיון, תיאור התפקיד, תיאור החברה, אפשרות לשאול שאלות על מנת שהמועמד ידע למה לצפות ושידע לשמור שאלות לסוף הפגישה.
"מסגור" תהליך המיון בחברה: ראיון מקצועי, ראיון משאבי אנוש, בדיקת ממליצים, ראיון מנכ"ל – על מנת שהמועמד יידע למה לצפות בתהליך המיון בחברה.
בירור פרטים:שאלת שאלות הבהרה כלליות על מנת לקבל תמונה ברורה של קורות החיים, ולהשלים פרטים חסרים / לברר פרטים שקיימת לגביהם חוסר וודאות.
חשוב מאוד לא לספק פרטים על התפקיד, על מנת שהמועמד לא יתאים את תשובותיו לתיאור התפקיד.
מוקשים: יש להיזהר מגלישה לשיחת רעים ולסיים את חלק הפתיחה תוך מספר דקות. יש להיזהר משבירת המסגרת אשר הוגדרה, לא לתת למרואיין להשתלט על הראיון ולפקס את המרואיין על דברים שהמראיין מעוניין לשמוע. יש לזכור כי רושם ראשוני עלול להטעות לעיתים.
חקירה מקצועית
הראיון המקצועי אמור לבדוק את הידע המקצועי והיכולות המקצועיות של העובד. לכן, יש לבחור נושא / פרוייקט שגם המראיין מגלה בו בקיאות וידע ולחקור אותו עד לרמת חוסר הידיעה של המרואיין.
לעולם אין להניח הנחות!! יש לשאול את השאלות אשר נראות טריביאליות ביותר. תפקיד של תועמלן בחברה אחת אינו דומה לתפקיד התועמלן בחברה אחרת.
מוקשים: מרואיין משתלט על השיחה / מטה אותה כרצונו, מחשבות המראיין משתלטות עליו והוא אינו מקשיב באופן פעיל, המראיין מתכונן לשאלה הבאה לפי שאלה מוכנה ואינו מקשיב לתשובות המרואיין, המראיין חושב כי הוא מכיר את החברה / התפקיד ואינו טורח לברר את הפרטים עם המרואיין לעומק.
דיאגנוזה אישיותית / התנהגותית
שאלות סגורות – מהן? מתי להשתמש בהן?
שאלות פתוחות – מהן? מתי להשתמש בהן? כאשר שואלים שאלות פתוחות, יש להקשיב היטב למרואיין, ולדלות מתוך דבריו את השאלה הבאה.
דוגמאות לשימוש בשאלות שונות לבירור מידע רצוי.
מה רוצים לברר?- מוטיבציה, יכולות מקצועיות בכלל ויכולות מכירה בפרט, יכולת ניהול מו"מ, עניין בעבודה, איבוד עניין בעבודה, התמודדות עם לקוחות, יחס לעמיתים ויכולת עבודה בצוות, יחסי אנוש, יחס למנהל וסגנון ניהולי מועדף, התמודדות עם כשלון, תחרותיות, לקיחת סיכונים, אתיקה מקצועית, חוזקות, חולשות, שאיפות לעתיד.
איך לברר זאת? – שימוש בשאלות פתוחות על מנת לתת למרואיין מרחב ולאפשר לו להרחיב. בניית "בנק" של שאלות אפשריות אשר ישמשו את המודרכים בעתיד.
מוקשים: הזדהות יתר עם המרואיין, הסתפקות בתשובות מתחמקות / שטחיות, חוסר הקשבה, שאלות מוכנות מראש ו"פספוס" מידע חשוב, מרואיין אשר "משתלט" על השיחה ולוקח אותו למקומות שנראים לו.
סגירת הראיון
1. הצגת החברה – על פי הרמה הרצויה. כאשר ברור כי המרואיין כלל אינו מתאים, הצגת החברה תיעשה באופן מתומצת. כאשר המרואיין מתאים לתפקיד ולחברה, תוצג החברה בצורה מפורטת תוך הדגשת יתרונותיה.
2. הצגת התפקיד – חשוב להציג את התפקיד רק בתום הראיון, על מנת שלא ליצור מצב שהמרואיין יתאים את תשובותיו לתיאור התפקיד.
3. שאלת שאלות – בשלב זה יכול המרואיין לשאול שאלות נוספות אם יש לו.
4. סגירת הראיון עם מועד אפשרי לחזרה למראויין עם תשובה.
מוקשים: רושם אחרון מטעה, שאלות "מכשילות"מצד המרואיין.
הערכת התאמת המועמד
עם סיום הראיון, ברצוננו להעריך את התאמת המרואיין לתפקיד, לצוות, למנהל ולחברה.
יש לזכור כי ישנן שגיאות העלולות להשפיע על חוות הדעת שלנו ועל התרשמותנו מהמועמד כמו: רושם ראשוני/אחרון מטעה, תכונות מרשימות אשר צובעות את התמונה כולה בצבעים מטעים, אפקט היחסיות (מיקום המרואיין בתוך שרשרת של מרואיינים) ועוד.
1. ההתאמה לתפקיד יכולה להיבדק מול תיאור התפקיד המפורט. האם המועמד עונה על כל הקריטריונים אשר הועמדו לצורך התאמה לתפקיד? מהי רמת ההשקעה הנדרשת מהחברה על מנת שהמועמד יגיע לתפוקות ראויות? האם היא כדאית? האם ישנם מועמדים טובים יותר ומתאימים יותר לתפקיד?
2. ההתאמה לצוות ולמנהל צריכה להבחן על פי השאלות הבאות: האם המועמד ישתלב בצוות? מה תהייה תרומתו לצוות? האם המועמד עלול להזיק לצוות? האם סגנון הניהול של מנהל הצוות מתאים למועמד זה? האם מנהל הצוות יוכל להתמודד עם מועמד זה?
3. ההתאמה לחברה צריכה להיבחן על פי השאלות הבאות: האם המועמד מתאים לאופי החברה? לתרבות הארגונית שלה? האם יעמוד בדרישות העבודה של החברה? האם יוכל להשתלב חברתית? האם המועמד יכול לעבוד על פי סגנון העבודה ונוהלי העבודה הנהוגים ומקובלים בחברה?
כאשר כותבים סיכום ראיון, יש לשבת עם קורות החיים, והרשימות אשר נרשמו במהלך הראיון. רצוי שלא לכתוב סיכום ראיון מיד, אלא כעבור כיום, על מנת שהדברים "ישקעו" ויעובדו.
בסיכום הראיון יש לכתוב בקצרה תיאור של השכלת וניסיון המועמד, תכונות אופי בולטות, ידע וניסיון בולטים ואת ההתרשמות הכללית. בסוף סיכום הראיון רצוי לחוות דיעה לגבי מידת ההתאמה של המועמד. במידה ונותרו שאלות פתוחות רצוי לרשום אותן כמו: "יש לי ספק באשר ל…"; "אבקש לברר בראיון משאבי אנוש את יכולת המועמד ל…"; על מנת שמהמראיינים הבאים יוכלו להתעכב על פרטים אלה, לנסות לברר אותם ולהוסיף מידע.